贵州师范学院学生档案管理细则（暂行）

 

贵师院发〔2019〕85号

 

第一章  总 则

第一条 为加强学生档案管理工作的规范化、制度化建设,根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》规定，结合我校实际，制定本细则。

第二条 学生档案是指在本校学生管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、学习和工作表现的，以个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他电子文档等各种形式的历史记录。

     第三条  学生档案管理是指学校对学生档案材料的归档（收集、整理、建档）、保管、借阅、转递、提取、查询、补办等相关管理工作。 

第四条 学生档案管理必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的齐全、完整、准确与安全。

第五条 本细则适用于我校全日制普通高等教育学生档案管理工作。

第二章   管理模式及要求

第六条  学生档案坚持统一领导、分级管理原则，实行学校和学院两级管理体制，学校管理由招生就业指导处执行。

第七条  招生就业指导处负责建立本校学生档案工作管理规范，监督、指导、检查各学院执行情况，负责全校学生档案袋的统一印制、发放，负责毕业生档案分类寄出、保管、查阅、查询、提取工作；各学院负责学生在校期间档案材料的归档、保管、查阅、查询、补办，以及毕业生档案移交、寄递信息统计工作。

第八条  管理要求

相关部门、各学院要高度重视学生档案管理工作，实行集中统一管理的原则，落实责任制，严格管理程序。

（一）招生就业指导处要建立毕业生档案室，建立学校学生档案管理制度，并且配设档案管理员，实行专人管理。

（二）各学院必须配备学生档案柜，建立本学院的学生档案管理制度，实行专人管理。

（三）电子文档数据按学校关于信息化建设有关要求录入。

第三章  档案材料归档

第九条 归档范围

（一）新生档案材料：中学阶段档案、大学录取通知书、考生报名登记表；

（二）在校期间形成的档案材料：

    1.高校学生登记表、高校新生体检表、高校军训鉴定材料；

    2.学生历年成绩总表、奖惩材料；

    3.高校毕业生登记表、学位评定授予材料（申请表）、毕业证书复印件、毕业生就业推荐材料、教师资格认定申请材料（申请表）、实习鉴定材料、报到证；

    4.入团、入党材料；

    5.学籍异动材料：包括结业、肄业、退学、休学、转学、出国留学、保留入学资格、复学等变更材料。

    6.其它有必要归档的材料。如：学期学年小结材料、学生参加社团、协会评定材料，各类职业资格证书复印件等。

第十条   归档要求

（一）各学院是档案材料归档的责任主体，材料归档需及时、齐全、完整、真实、规范。学校有关部门要配合完成档案材料的收集、整理、归档，各部门提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。

（二）各学院要在新生开学后三个月内完成入校新生档案材料的核查、建档列柜（按学号有序排放）工作，催促学生及时联系原就读中学或其生源地教育局调入档案，对于确因特殊原因遗失档案的，及时督促补办。招生就业指导处配合完成入校新生档案的转接、移交工作。

（三）各学院要在每学期期末开展一次最新产生档案材料的归档工作，并在新生档案袋封面上标记材料目录。

（四）电子文档按学校有关要求归档。

第四章  档案保管

    第十一条  保管要严格执行安全和保密制度，禁止档案管理专职人员之外的其他人进入档案室、接触学生档案，严防档案的毁损、失散和泄密，禁止随意堆放，做好档案的防火、防盗、防尘、防光、防潮工作。                

第五章  档案借阅

    第十二条  学生档案原则上不借阅，因特殊情况确实需要借阅的，需履行借阅手续，经部门负责人、学院负责学生工作的领导签字批准，并做好借阅登记记录。

    第十三条  学生档案借阅时限不能超过三天，禁止学生本人借阅，禁止在借阅过程中有任何复制、删除、篡改、增减档案材料的行为。

第六章  毕业生档案转递

 第十四条  毕业生档案转递工作，由招生就业指导处负责分类寄出，各学院负责转递信息统计、档案移交工作。

    第十五条  各学院在移交档案前，需对档案材料完整归档、规范整理，若有缺失、遗漏的，必须补全、补齐，将档案袋严实密封，并在封口处加盖学院骑缝章（不少于三个），再进行移交。

    第十六条  各学院统计毕业生档案转递信息、填报《毕业生档案移交清单》时，需按以下规定进行:

（一）已落实就业单位且就业单位具备档案托管权限的毕业生，其档案寄送至该单位或该单位同级人事、组织部门。

（二）因考研继续深造的毕业生，其档案寄送至录取院校。

（三）未落实就业单位（或就业单位不具备档案托管权限）的毕业生，其档案寄送至生源所在地档案托管单位。

（四）其他特殊原因(如参加“西部计划”等国家、地方专项计划）的毕业生档案，暂时留存学校保管，保管时限不超过三年，毕业生在服务期满后尚未来校提取档案的，寄送至生源所在地档案托管单位。

（五）学籍发生异动情形（包括结业、肄业、退学、休学、转学、出国留学、保留入学资格、复学等）：已办理转学、出国留学手续的学生档案，转递到学生新就读学校或其生源所在地档案托管单位；符合毕业条件的，档案寄送至生源所在地档案托管单位；其他情形，档案由各学院保管。

第七章  毕业生档案查询、提取

    第十七条  招生就业指导处、各学院要及时为毕业生查询档案去向。留存学校的毕业生档案，由招生就业指导处负责保管。提取毕业生档案时需提供以下资料：

（一）具备人事档案管理权限单位出具的《调档函》；

（二）本人或调档单位委托人身份证原件；

（三）委托他人提取档案的，还需出具《授权委托书》（手写签名、按手印）及受委托人身份证原件。

第八章  档案材料补办

第十八条  学生档案材料应完整归档、妥善保管，若有毁损、遗失或遗漏等情况，一般难以补全、补齐。补办档案材料需由所在工作单位或档案保管单位出具证明，说明补办原因，并由学生本人携带身份证（原件）、出具书面申请到就读学院进行补办，涉及的相关部门、学院应配合学生补办档案材料。

第九章  附  则

第十九条  《毕业生档案移交清单》《调档函》《授权委托书》在招生就业指导处就业信息网进行下载。

第二十条  本细则如与上级最新规定不符时，按上级有关规定执行。

第二十一条  本细则由招生就业指导处负责解释，自公布之日起生效。